Verrechnet ein Unternehmer Kosten an seine Kunden weiter, so muss er stets prüfen, ob dieser Auslagenersatz umsatzsteuerpflichtig ist oder nicht. Dabei ist zu beachten, ob der Ersatz Teil des Entgeltes ist und auf wen die ursprüngliche Rechnung ausgestellt wurde.
Auslagenersatz
Ein Leistungsaustausch setzt Leistung und Gegenleistung, das Vorliegen von zwei Beteiligten und die innere Verknüpfung zwischen Leistung und Gegenleistung voraus. Klassisches Beispiel ist die Lieferung einer Ware gegen ein bestimmtes Entgelt. Ein solcher Leistungsaustausch liegt auch dann vor, wenn der Unternehmer für seine Leistung lediglich eine Gegenleistung in Höhe der Selbstkosten anstrebt. Ob der Unternehmer nämlich ein Entgelt nur in Höhe der Selbstkosten verrechnet, ob er einen Gewinnaufschlag vornimmt oder ob vom Kunden lediglich ein Kostenbeitrag zu leisten ist, ist für die Einordnung als Leistungsaustausch unerheblich.
Verrechnet der Unternehmer etwa für seine erbrachte Beratungsleistung nur das Kilometergeld, so ist dieser Betrag dennoch umsatzsteuerpflichtig. Dabei ist zu beachten, dass der Auslagenersatz als Nebenleistung das umsatzsteuerliche Schicksal der Hauptleistung teilt (z.B. Versandkosten bei einer Lieferung). Dies gilt sowohl für den Steuersatz, der sich nach der Hauptleistung richtet, als auch für die Anwendbarkeit von Steuerbefreiungen.
Wird hingegen ein Ersatz effektiver Kosten ohne Zusammenhang mit einer Leistung/Gegenleistung vereinbart, so unterliegt diese Zahlung nicht der Umsatzsteuer.
Beispiel: Vom Betriebsratsfonds werden Warengutscheine eingekauft und zum Selbstkostenpreis an die Belegschaftsmitglieder weitergegeben.
Durchlaufende Posten
Als durchlaufende Posten bezeichnet man Beträge, die zwar vom Unternehmer weiterverrechnet werden, aber im Namen und für Rechnung eines anderen vereinnahmt oder verausgabt werden. Durchlaufende Posten zählen nicht zum Entgelt, da die Vertragsbeziehung direkt zwischen dem Kunden des Unternehmers und dem Erbringer der Leistung zustande kommt (Rechnung des Erbringers lautet auf Namen des Kunden) und sind vom Unternehmer daher netto, am besten separat ausgewiesen, an seinen Kunden weiter zu verrechnen. Zu den wichtigsten durchlaufenden Posten zählen Orts- und Kurtaxen, Rezeptgebühren, Begutachtungsplaketten für Autos oder von Rechtsanwälten oder Notaren weiterverrechnete Gerichtsgebühren.
Ist hingegen der Unternehmer selbst Vertragspartner des Erbringers der Leistung (die Rechnung lautet auf den Namen des Unternehmers, dieser bekommt und behält die Rechnung), ist der vom Unternehmer weiterverrechnete Auslagenersatz Teil seines Entgelts (siehe oben). Solche Beträge unterliegen der Umsatzsteuer unabhängig davon, ob in der ursprünglichen Eingangsrechnung an den Unternehmer eine Vorsteuer ausgewiesen ist oder nicht (wie etwa bei Portospesen oder Versicherungsprämien).