Seit 1.4.2017 müssen Registrierkassen verpflichtend mit einer technischen Sicherheitseinrichtung zum Schutz gegen Manipulation ausgestattet sein.
Ein aktiver Manipulationsschutz ist am Beleg am QR-Code erkennbar, der einen individuellen Signaturwert des jeweiligen Unternehmens für die Signierung der Barumsätze in der Registrierkasse beinhaltet. Die Barumsätze in der Registrierkasse werden in chronologischer Reihenfolge mit dieser Signatur verkettet. Wird eine Registrierkasse manipuliert, wird die geschlossene Barumsatzkette unterbrochen und die Manipulation somit erkennbar.
Seit 1.1.2016 müssen sämtliche Belege folgende Daten enthalten:
- Bezeichnung des liefernden oder leistenden Unternehmens
- Fortlaufende Nummer, die zur Identifizierung des Geschäftsvorfalls einmalig vergeben wird
- Tag der Belegausstellung
- Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Dienstleistung
- Betrag der Barzahlung
Seit 1.4.2017 müssen auf einem Beleg, der mittels einer Registrierkasse ausgedruckt wird, zusätzlich nachstehende Daten enthalten sein:
Kassenidentifikationsnummer
Datum und Uhrzeit der Belegausstellung
Betrag der Barzahlung getrennt nach Steuersätzen
maschinenlesbarer Code (QR-Code oder Link in maschinenlesbarer Form)
Vom Beleg ist eine Durchschrift oder im selben Arbeitsgang mit der Belegerstellung eine sonstige Zweitschrift anzufertigen und aufzubewahren. Die sonstige Zweitschrift kann auch eine elektronische Speicherung sein. Es gilt eine siebenjährige Aufbewahrungspflicht ab Schluss des Kalenderjahres, in dem der Beleg ausgestellt wurde.
Beim laufenden Betrieb einer manipulationssicheren Registrierkasse müssen insbesondere folgende Punkte beachtet werden:
- Erstellung von Monats- und Jahresbelegen: Monats- und Jahresbelege sind zu signierende Kontrollbelege mit dem Betrag Null (0) Euro, die zum Monats- bzw. Jahresende zu erstellen sind. Der Monatsbeleg für Dezember ist gleichzeitig der Jahresbeleg. Dieser ist jedes Jahr zusätzlich auszudrucken bzw. elektronisch zu erstellen, aufzubewahren und mittels der BMF Belegcheck-App zu prüfen.
- Quartalsweise Sicherung des Datenerfassungsprotokolls: Das Datenerfassungsprotokoll der Registrierkasse ist zumindest quartalsweise auf einem externen Datenträger unveränderbar zu sichern. Jede Sicherung ist nach den Vorschriften der Bundesabgabenordnung (BAO) mindestens sieben Jahre aufzubewahren.